Wdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej

Czas czytania3 min czytania

Infrastruktura informatyczna sektora publicznego należy do największej i najszybciej rozwijającej się gałęzi inwestycji państwowych w ostatnich latach. W celu usprawnienia wymiany informacji i ujednolicenia używanych systemów, zespół IT Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej podjął decyzję o modernizacji posiadanych rozwiązań, które wspierają zarządzanie zasobami i procesami IT. Efektem podjętych działań było wdrożenie systemu ITManager.

 

Bielsko-Biała leży w południowej części województwa śląskiego i liczy niemal 172 tysiące mieszkańców. Miasto jest ważnym ośrodkiem przemysłowym, akademickim i kulturalnym oraz jednym z najlepiej rozwiniętych miast w Polsce, gdzie bezrobocie wynosi około 2 procent. W rankingu Miast Atrakcyjnych dla Biznesu przygotowanym przez prestiżowy miesięcznik „Forbes”, miasto było wysoko oceniane.

System klasy IT Service Management w Urzędzie Miejskim

Sprawami mieszkańców opiekuje się 600 pracowników Urzędu Miejskiego. Jednostka tej wielkości nie mogła funkcjonować bez nowoczesnego systemu klasy IT Service Management.

Aktualizacja posiadanego systemu zarządzania zasobami do najnowszej wersji była nieuzasadniona ekonomicznie. Taka sytuacja skłoniła nas do analizy rynku i poszukiwań alternatywnego rozwiązania w tym obszarze. Dodatkowym kryterium była możliwość migracji już zgromadzonych danych o zasobach, za które Wydział Informatyki Urzędu Miejskiego odpowiada. Efektem naszej weryfikacji było wdrożenie systemu ITManager” – mówi Przemysław Kamiński, Zastępca Prezydenta Miasta Bielska-Białej.

 

różne systemy + różne bazy danych + brak integracji = chaos w przyszłości

 

Kluczowym wyzwaniem w czasie migracji było przeniesienie danych ze starego rozwiązania do nowego oraz implementacja modułu HelpDesk aby utrzymać odpowiednie wsparcie dla zespołu IT urzędu. Dodatkowo system miał korzystać z informacji pochodzących z usługi katalogowej Urzędu Miejskiego.

Prace wdrożeniowe obejmowały analizę infrastruktury przy użyciu komponentów systemu ITManager, a następnie aktualizację informacji na temat posiadanej infrastruktury. Analiza pozwoliła określić spójność posiadanych danych oraz przygotować plany dalszej migracji. Dodatkowo administratorzy otrzymali nowe narzędzie do zdalnego łączenia się z użytkownikami poprzez moduł Remote Access wbudowany w system ITManager.

Jednym z atutów systemu ITManager jest integralna funkcja przejęcia pulpitu użytkownika. Elastyczny mechanizm konfiguracji systemu pozwala centralnie zarządzać parametrami pracy połączeń zdalnych” – podkreśla Miłosz Jastrząb, Naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej.

Dzięki skrupulatnemu zaplanowaniu prac i wygospodarowaniu 8 godzin na migrację, udało się przeprowadzić proces bez wpływu na pracę urzędu. Wszelkie komponenty systemu, których nie udało się przenieść automatycznie, zostały zmigrowane ręcznie przez inżynierów firmy Infonet Projekt.

 

HelpDesk – wsparcie użytkowników i oszczędność czasu

Wdrożenie systemu pozwoliło usprawnić pracę systemu wsparcia. Każda usterka to problem nie dla pracowników urzędu, ale przede wszystkim dla petentów, którzy nie mogą sprawnie załatwić swoich spraw.

Najczęstszą trudnością podczas wdrażania modułu HelpDesk jest przekonanie użytkowników do rezygnacji z telefonu oraz e-maila jako podstawowego narzędzia kontaktu w przypadku usterki” – mówi Tomasz Fiałkowski, Product Manager w Infonet Projekt SA.

Z tego względu priorytetem przy implementacji było opracowanie przyjaznego środowiska dla użytkownika. Doświadczenie inżynierów Infonet Projekt oraz konsultacje z pracownikami Wydziału Informatyki Urzędu Miejskiego pozwoliły na stworzenie prostego i przyjaznego projektu.

 

Moduł HelpDesk systemu ITManager umożliwia także automatyczne informowanie użytkowników o statusie ich sprawy oraz przewidywanym terminie zakończenia napraw.

Wdrożenie pozwoli na dużą oszczędność czasu. Dzięki ustandaryzowaniu usług oraz procesów, możemy w przyszłości stosować kolejne dobre praktyki w zakresie zarządzania infrastrukturą. Co warto również podkreślić producent systemu ITManager aktywnie rozwija system względem wymagań klientów, w tym naszych.” – mówi Miłosz JastrząbNaczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej.

 

czytaj pdf >>


Przeczytaj również

Wywiad z Piotrem Fabiańskim, Prezesem Infonet Projekt SA
Jak rozwój AI wpłynie na przyszłość firm, a w szczególności w sektorze IT? Czy firma musi się cały czas zmieniać, aby nadążyć za wymaganiami konsumentów i konkurencją? Odpowiedzi na te oraz więcej pytań znajdziesz w wywiadzie...
Przejdź dalej
Wywiad z Magdaleną Idzik-Fabiańską, Dyrektor Zarządzającą Infonet Projekt SA
Czy zarządzanie incydentami ma coś wspólnego z onboardingiem pracownika? Dlaczego dział IT jest kluczowym filarem nowoczesnych organizacji? A czy unijna dyrektywa dotycząca cyberbezpieczeństwa powinna stać się Twoim priorytetem? O tych i wielu...
Przejdź dalej
NIS2: Jak przygotować infrastrukturę IT w organizacji?
Dyrektywa NIS 2 to nie tylko konieczność spełnienia narzuconych wymogów dotyczących bezpieczeństwa przechowywania i przekazywania informacji oraz zapewnienia ciągłości pracy w sytuacjach kryzysowych. Powinna również budzić świadomość zarówno w działach IT, jak...
Przejdź dalej