Jak lider branży organizacji i zarządzania podróżami służbowymi w Europie Środkowej usprawnił zarządzanie infrastrukturą dzięki wirtualizacji

środa, Październik 9, 2019

Weco-Travel – jak lider branży organizacji i zarządzania podróżami służbowymi w Europie Środkowej usprawnił zarządzanie infrastrukturą dzięki wirtualizacji.

Kilka godzin na przygotowanie i ustandaryzowanie nowej stacji roboczej oraz dziesiątki godzin spędzonych na pozornie prostych zadaniach administracyjnych to codzienność wielu firm w Polsce. Dzięki Infonet Projekt SA w firmie Weco-Travel te procesy zostały usprawnione.

Podróże służbowe to element codzienności większości (dokładnie 53 procent ) polskich firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Każdy z wyjazdów służbowych wiąże się z koniecznością organizacji podróży oraz po jej zakończeniu z pracochłonnym rozliczaniem, zwrotem kosztów oraz wypłatą diet. Dla wielu firm jest to duże wyzwanie organizacyjne i z tego względu coraz więcej firm zleca przygotowanie takiego wyjazdu zewnętrznym operatorom.

Weco-Travel jest międzynarodowym liderem w zarządzaniu podróżami służbowymi. Firma świadczy usługi związane z doradztwem w zakresie organizacji podróży służbowych oraz optymalizacją ich kosztów, a także ciągłym wsparciem i rozwiązywaniem problemów występujących w trakcie lub po podróży. Zakres działań firmy obejmuje takie aspekty jak rezerwacja biletów lotniczych oraz kolejowych, hoteli, wynajem samochodów, pośrednictwo wizowe oraz organizację konferencji czy wyjazdów motywacyjnych. Usługę tę szczególnie doceniają klienci, którzy mają kilka lub więcej podróży służbowych w miesiącu oraz chcą optymalizować koszty z nimi związane.

- Działamy w regionie Europy Środkowej, ale myślimy globalnie dzięki rozwiniętemu systemowi partnerstw i współpracy z wieloma podmiotami na całym świecie. Naszym celem jest optymalizowanie kosztów podróży służbowych naszych klientów i doradztwo w tym zakresie poprzez wykorzystanie eksperckiej wiedzy popartej 25-letnim doświadczeniem, technologii i zbudowanych relacji biznesowych – tłumaczy Michał Żurek, regionalny CFO i wiceprezes w Weco-Travel.

 

Lider dzięki technologii

Jednym ze źródeł przewagi konkurencyjnej firmy jest jej nowoczesna technologia automatyzująca wiele zadań związanych z podróżami. Jednocześnie w polskich firmach brakuje narzędzi oraz know-how związanego z organizacją podróży. Dlatego właśnie zapewnienie pracownikom dostępu do odpowiednich technologii wspierających ich pracę było dla Weco-Travel priorytetem.

- Równie kłopotliwe było zastępowanie zepsutych lub przestarzałych stacji roboczych. W praktyce przypominało to często rozplątywanie wielkiego węzła – wspomina Jakub Jończyk specjalista ds. IT Weco-Travel. - W takich warunkach kopie zapasowe, aktualizacje i modernizacja były prawdziwym bólem głowy dla działu IT.

Rozwiązanie problemu dostarczyła firma Infonet Projekt SA, oficjalny partner firmy VMware.

 

Setki wirtualnych pulpitów

Dzięki wykorzystaniu technologii wirtualizacyjnej Horizon 7 dostarczonej przez VMware, firma Infonet Projekt SA wdrożyła w Weco-Travel środowisko wirtualnych stacji roboczych (VDI - Virtual Desktop Infrastructure).

- VDI to rozwinięcie popularnej w wielu branżach idei „thin client”” czyli komputera o ograniczonej funkcjonalności, o ściśle określonym zadaniu do wykonania – tłumaczy Agnieszka Gąsiorowska, specjalista ds. klientów kluczowych w Infonet Projekt SA.

Dzięki technologii VDI pracownik otrzymuje dostęp do w pełni funkcjonalnego pulpitu, który nie różni się na pozór niczym od warunków pracy zapewnianych przez laptop lub komputer stacjonarny. W praktyce użytkownik dostaje działającą na serwerze maszynę wirtualną, której pulpit wyświetla się na jego monitorze, a zdalnym obrazem steruje za pomocą klawiatury i myszy podłączonej do terminala na biurku.

Komputer w standardowej konstrukcji, który stoi pod biurkiem jest w praktyce niepotrzebny, więc odpadają koszty modernizacji sprzętu. Dane nie są rozproszone po wielu dyskach, co znacznie poprawia bezpieczeństwo. Dodatkowo proces backupu danych gromadzonych przez użytkowników został uproszczony i scentralizowany. Użytkownik może pracować z dowolnego miejsca z dostępem do serwera, np. ze swojego biurka, hot-desku we wskazanej lokalizacji tymczasowej a nawet z własnego domu.

Paweł Witkowski
Architekt Systemów Informatycznych
w Infonet Projekt SA

Szerszy pulpit

Firma poszła jeszcze o krok dalej i dosłownie uwolniła swoich pracowników od pracy przy komputerach – wirtualny pulpit wraz ze wszystkimi potrzebnymi aplikacjami dostępny jest z dowolnego urządzenia, wliczając w to urządzenia mobilne.

Dołączenie lub odłączenie dowolnej stacji roboczej odbywa się w kilka sekund – środowisko jest zestandaryzowane a każda nowa stacja jest jednolitym elementem istniejącego systemu.

- Przy braku lokalnych dysków twardych znacznie łatwiej jest wykonywać kopie zapasowe plików oraz zarządzać dostępem. Tym samym nawet w przypadku całościowej awarii żaden z użytkowników nie straci plików z których korzysta. Działa to również w drugą stronę. Prawdopodobieństwo, że nieostrożny pracownik narazi firmę na utratę danych jest znacznie niższe, gdyż wszystko przechowywane jest na centralnym serwerze i regularnie kopiowane – mówi Paweł Witkowski, Architekt Systemów Informatycznych w Infonet Projekt SA.

Stworzenie rozwiązania opartego o zwirtualizowane środowisko pracy wsparte scentralizowanym data center umożliwiło sprawniejsze zarządzanie licencjami oraz dostępami do danych i aplikacji dla poszczególnych pracowników.

 

IT uwolnione

Dzięki zredukowaniu do minimum czasu poświęcanego na obsługę infrastruktury wykorzystywanej przez pracowników, dział IT miał więcej czasu na rozwijanie wewnętrznych aplikacji wykorzystywanych przez firmę.

- Całkowicie pozbyliśmy się problemu z kompatybilnością. Każdy użytkownik dostaje najnowszą i najbardziej aktualną wersję aplikacji w tym samym czasie. Jednocześnie, jeśli pojawia się jakikolwiek problem, to rozwiązanie wdrażane jest w tej samej chwili na wszystkich stanowiskach – mówi Paweł Witkowski.

Wdrożenie zredukowało również czas potrzebny na instalację nowych stacji roboczych spersonalizowanych pod kątem zajmowanego stanowiska oraz skróciło czas wprowadzania pracownika w jego obowiązki.

Rozwiązanie opracowane zostało na bazie technologii VMware Horizon 7 Advance Edition jako infrastruktury technicznej odpowiedzialnej za działanie wirtualnych stacji roboczych. Stworzenie pamięci masowej, na której działają użytkownicy i biznesowe aplikacje możliwe było dzięki zastosowaniu rozwiązania VMware vSAN, które pozwoliło również przebudować data center tak, aby wszystkie aplikacje mogły skutecznie i wydajnie działać w nowym modelu hiperkonwergencji.

- Firma Infonet Projekt SA rozpoczęła od przygotowania środowiska w pełni funkcjonalnego na mniejszą skalę, tak zwanego Proof of Concept, tym samym nie kupowaliśmy kota w worku. Na każdym etapie współpracy specjaliści odpowiadali na nasze pytania rzeczowo i kompetentnie – mówi Jakub Jończyk.

Rozwiązanie spotkało się z dużym entuzjazmem ze strony Weco-Travel i w planach jest zaimplementowanie rozwiązań w oddziałach firmy w innych krajach Europy Centralnej, w Czechach, Rumunii oraz na Węgrzech.

- Jesteśmy zadowoleni ze współpracy z firmą Infonet Projekt SA. Dzięki wykorzystaniu ich innowacyjnej technologii udało się rozwiązać nasz problem w sposób, który jeszcze kilka lat temu byłby nie do pomyślenia. Jednocześnie pracownicy Infonet Projekt SA zadbali, aby na każdym etapie wdrożenia nas informować o postępach a potem odpowiednio przeszkolić nasze zespoły IT. Dlatego jesteśmy zdecydowanie zadowoleni zarówno z przebiegu jak i efektu współpracy – podsumowuje Jakub Jończyk.

 

Współpraca pomiędzy Weco-Travel i Infonet Projekt SA trwa już od kilku lat. Została zapoczątkowana dzięki wdrożeniu oprogramowania ITManager - głównie w zakresie zagospodarowania bezpieczeństwa danych elektronicznych. Kolejnym krokiem był wspólny projekt wirtualizacji środowiska, a ostatnio wdrożenie rozwiązania VDI.

 

powrót >>